Phần 3: Các cấu phần của một hệ thống đối thoại hoàn chỉnh tại DN
Một hệ thống đối thoại hoàn chỉnh ở một DN cần đáp ứng 4 nhu cầu sau trong QHLĐ:
(i) Đối thoại (2 chiều) thường xuyên
(ii) Giải quyết khiếu nại
(iii) Thương lượng
(iv) Giải quyết tranh chấp lao động
Tùy quy mô và đặc điểm DN, một kênh trong hệ thống đối thoại có thể phục vụ cùng lúc nhiều nhu cầu. Ví dụ như đối thoại định kỳ theo Luật Lao động 2012 vừa là kênh đối thoại thường xuyên (hàng quý), vừa giải quyết khiếu nại, vừa thương lượng thay đổi điều kiện lao động, vừa có thể giải quyết tranh chấp lao động. Do đó việc sử dụng như thế nào cho linh hoạt và tiết kiệm thời gian, công sức là tùy ở NSDLĐ và tập thể NLĐ. Điều cần ghi nhớ là DN phải luôn đảm bảo NLĐ có tất cả các kênh cần thiết để đối thoại, khiếu nại, thương lượng và giải quyết tranh chấp khi cần. Và các kênh đó phải thực sự có hiệu quả.
1. Đối thoại hai chiều
Nhu cầu đối thoại hai chiều gắn liền với hoạt động hàng ngày của một DN. Từ những thông tin đơn giản như kế hoạch sản xuất trong ngày, thực đơn ăn trưa cho tới đánh giá lao động, tính lương v.v. Để đối thoại thông suốt và không gây hiểu lầm cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi thiết kế kênh đối thoại:
Thứ nhất, luôn sử dụng nhiều kênh đối thoại cho một thông tin. Ví dụ: thông báo kế hoạch sản xuất trong ngày có thể thông qua bảng thông tin ngoài xưởng sản xuất và trực tiếp trong cuộc họp đầu ca sản xuất.
Thứ hai, luôn cho NLĐ có cơ hội phản hồi. Với ví dụ trên, kênh phản hồi có thể là trong cuộc họp đầu ca. Nếu NLĐ có ý kiến có thể nêu với tổ trưởng.
Thứ ba, phân loại thông tin theo mức độ quan trọng đối với NLĐ. Thông tin càng quan trọng càng cần sử dụng nhiều kênh đối thoại, nhất là các kênh trực tiếp. Ví dụ: vấn đề lương, trợ cấp là quan trọng nhất. Khi thông tin cần sử dụng tất cả các kênh đối thoại, đặc biệt là các cuộc họp trực tiếp giữa BGĐ và đại diện NLĐ (công đoàn cơ sở, tổ trưởng, đại biểu tổ) để tìm hiểu phản hồi của NLĐ.
2. Giải quyết khiếu nại
Khiếu nại có thể nảy sinh từ mọi lĩnh vực, mọi vấn đề tại nơi làm việc. Đó có thể là quan hệ giữa NLĐ với quản lý của mình, có thể là cách tổ chức sản xuất, cách đánh giá năng suất, cách tính lương, bữa ăn ca, vệ sinh, kỷ luật lao động v.v. Cho dù lý do khiếu nại là gì, chúng đều cần được phát hiện và giải quyết nhanh chóng trước khi bùng phát thành tranh chấp lớn. Một số nguyên tắc giải quyết khiếu nại cần lưu ý:
Thứ nhất, kênh khiếu nại chỉ hiệu quả khi nó đảm bảo an toàn cho NLĐ. Việc đặt camera ở vị trí thùng thư góp ý hay yêu cầu NLĐ nêu tên hoặc ID khi dùng đường dây nóng đều phản tác dụng.
Thứ hai, không bao giờ phụ thuộc vào 1 kênh tiếp nhận khiếu nại duy nhất. Mỗi NLĐ thích hợp với một kiểu khiếu nại khác nhau. Có người thích gián tiếp (qua email, điện thoại, hòm thư), có người thích trực tiếp (gặp riêng người có trách nhiệm tiếp nhận khiếu nại, họp v.v.). Vì vậy luôn cung cấp nhiều kênh khiếu nại nhất có thể.
Thứ ba, giải quyết mọi khiếu nại, bất kể lớn hay nhỏ, nặc danh hay hữu danh.
Thứ tư, không nhất thiết phải giải quyết khiếu nại theo trình tự từ dưới lên. NLĐ được phép đưa khiếu nại lên cấp cao hơn nếu cần.
3. Thương lượng
Thương lượng không chỉ xảy ra khi thương lượng dẫn tới kí kết thỏa ước lao động tập thể. Thực tế ở Việt Nam, thỏa ước rất hiếm khi là kết quả của một quá trình thương lượng. Tuy nhiên, thương lượng thực sự đã và đang xảy ra theo rất nhiều biến thể khác nhau. Tôi đã chứng kiến những NLĐ đình công thương lượng với ông chủ Hàn bằng cách viết các con số ra giấy rồi giơ lên. Chủ không đồng ý thì lắc, chủ đồng ý thì gật. Có những nơi NLĐ chuẩn bị những bản kiến nghị công phu gồm phân tích mức phát triển kinh tế, mức lạm phát, sinh hoạt phí trong khu vực v.v để yêu cầu BGĐ tăng lương.
Cách thương lượng mà mọi chủ DN đều không muốn nhất đó là khi NLĐ đình công đúng lúc đơn hàng sắp phải giao hoặc sắp có sếp lớn từ nước ngoài tới thăm. Để tránh tình huống bị dồn vào thế bí như vậy, NSDLĐ tốt nhất hãy tạo ra ít nhất một kênh để thương lượng với NLĐ về điều kiện lao động. Đó có thể là cuộc họp giữa nhóm tổ trưởng sản xuất (thay mặt NLĐ) với BGĐ khi NLĐ có yêu cầu tăng lương. Đó có thể là Đối thoại định kỳ. Đó cũng có thể là cuộc họp giữa BGĐ và BCHCĐCS khi mức LTT thay đổi hoặc lạm phát quá cao.
4. Giải quyết tranh chấp lao động
Cơ chế giải quyết tranh chấp lao động thường là bước tiếp theo của giải quyết khiếu nại. Khi NLĐ không hài lòng với cách giải quyết khiếu nại của BGĐ thì sự bùng nổ tranh chấp lao động, theo luật hay không theo luật, dễ dàng xảy ra. Đối với tranh chấp cá nhân, NLĐ có thể khiếu kiện, nghỉ việc giữa chừng, hoặc có những phản ứng tiêu cực tại nơi làm việc. Đối với tranh chấp tập thể, NLĐ có thể lãn công, đình công, khiếu kiện tập thể. Khi một khiếu nại đã phát sinh thành tranh chấp, DN cần tính tới việc mời thêm bên thứ 3 độc lập hỗ trợ quá trình giải quyết. Đó có thể là luật sư lao động, cán bộ Phòng LĐTBXH, cán bộ hòa giải, chuyên gia QHLĐ v.v. để hỗ trợ. Một cán bộ công đoàn Đồng Nai kể rằng đã có trường hợp gần 200 công nhân tới gặp anh để nộp 200 đơn khiếu nại về việc vi phạm HĐLĐ của chủ DN mình. Họ từ chối thương lượng với ông chủ và chỉ đàm phán khi có sự có mặt của cán bộ hòa giải của công đoàn huyện. Anh cán bộ hòa giải đã tới DN, đưa ra 200 lá đơn và đề nghị ông chủ hợp tác, nếu không một cuộc đình công hoặc khiếu kiện lên cao nữa sẽ xảy ra. Nhờ sự can thiệp của cán bộ hòa giải mà vụ việc đã được giải quyết nhanh chóng trong vài giờ đồng hồ.
Một số khóa học liên quan tới Đối thoại tại DN của Trung tâm Nghiên cứu Quan hệ lao động:
1. Khóa học Thiết kế và Vận hành hệ thống Đối thoại tại DN
2. Khóa học về Tổ chức Đối thoại định kỳ theo Luật Lao động 2012